Datenschutzordnung der Schachfreunde Erbach vom 28. Juni 2019

Präambel

Die Schachfreunde Erbach e.V. verarbeiten personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Vereinsmitgliedern und Gästen des Spielbetriebs sowohl automatisiert in einem Dateisystem als auch nicht automatisiert, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auf der Homepage veröffentlicht und an Dritte (Verbände) weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Datum des Vereinsbeitritts, ggf. Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Funktion im Verein.

§ 3 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Die Daten der Mitglieder werden zu Zwecken der Mitgliederverwaltung (u.a. Mitteilung von Vereinsveranstaltungen) und des Beitragseinzugs verwendet. In diesem Zusammenhang werden sie Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Ämter oder Aufgaben im Verein erfordern: Dem Kassenwart für die Verwaltung der Beiträge, dem Turnierleiter für die Durchführung von Vereinsturnieren, den Mannschaftsführern zur Organisation der Mannschaftskämpfe, dem Jugendwart die für die Durchführung eines Jugendspielbetriebs.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 4 Übermittlung/Weitergabe von Daten an Dritte

Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden (Landessportbund, Hessischer Schachverband) werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit dies erforderlich ist.

§ 5 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen Mannschaftsaufstellungen und Turnierergebnisse des Ligabetriebs sowie Ergebnisse der Vereinsturniere. Dabei werden die Namen der Teilnehmer genannt, im Einzelfall (z.B. bei Jugendturnieren) auch das Alter.

2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

3. Auf der Internetseite des Vereins werden darüber hinaus die für das Impressum notwendigen Daten sowie Daten der Funktionsträger (Name, Vorname, E-Mail …) veröffentlicht.

4. Im Zusammenhang mit Jubiläen und persönlichen Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Verein) sowie Geburtstagen seiner Mitglieder veröffentlicht/übermittelt der Verein Daten und Fotos nur mit Einwilligung des betroffenen Mitglieds.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

E-Mail-Adressen werden nur auf freiwilliger Basis erhoben und nur zur Verfolgung der satzungsmäßigen Vereinsziele verwendet. Das Vereinsmitglied kann im Rahmen der Anmeldung und jederzeit danach mitteilen, für welche Zwecke und in welcher Weise die E-Mail-Adresse verwendet werden darf.

§ 7 Löschung von Daten

Die Mitgliederdaten werden spätestens 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft aus den aktuellen Mitgliederlisten gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Frühere Mitgliederlisten werden vom Vorstand archiviert und nicht verbreitet. Veröffentlichte Spielergebnisse/-berichte und Berichte über Vereinsereignisse, die in der Presse oder auf der Internetseite veröffentlicht wurden, können in einer Vereinschronik oder auf der Internetseite des Vereins archiviert werden.

§ 8 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB, soweit die Satzung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 9 Verpflichtung der mit der Datenverarbeitung befassten Personen

Alle Funktionsträger des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten und sind zur Datenlöschung gemäß § 7 verpflichtet. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

§ 10 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel keine 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, bedarf es keiner Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

§ 11 Rechte der Mitglieder

Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail beim Vereinsvorstand Vorstand (oben § 8) geltend gemacht werden.

Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt mit Verabschiedung durch die Mitgliederversammlung in Kraft.